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ナレッジの公開範囲とチャットボット
ナレッジに入れた資料は、入れただけではチャットボットの利用者に使われません。チャットボットが使うのは、そのボットに追加した資料だけです。このページでは、資料が誰に見えるかと、チャットボットの作り方を説明します。
誰に何が見えるか
| 資料の種類 | ナレッジ画面・設計スタジオ | チャットボットの利用者 | API（ワークスペース API キー） |
|---|---|---|---|
| ファイル・Slack・Webサイト・ノート | ワークスペースのメンバー全員 | そのボットに追加した資料だけ | 登録だけできます（読み出し・検索はできません） |
| Box | Box を接続した本人だけ | 接続した本人が同意して追加した資料だけ | — |
Webサイトのページは、設計スタジオの検索では使われません。
Box の資料だけ扱いが違う理由
Box では、フォルダやファイルごとに「誰が見てよいか」が決められています。ナレッジへの取り込みは、Box を接続した1人の権限で行うため、そのまま全員に見せると、Box ではその人しか見られない資料が、ほかの人にも見えてしまうおそれがあります。そこで、次の仕組みで資料が意図せず広がらないようにしています。
- 見えるのは接続した本人だけ。 ほかのメンバーには、管理者であっても表示されません
- チャットボットで使うには、本人の同意が必要。 「チャットボットの利用者（社外の人を含む）への回答に使われます」と確認してから使います。同意した人と日時は記録されます
- 接続が変わったら、自動で止まる。 Box 連携の解除・つなぎ直し・接続エラーのあとは、その資料はチャットボットに使われません。もう一度使うには、追加し直して同意します
チャットボットアプリを作る
ナレッジが使えるワークスペース（使える条件）なら、チャットボットアプリもそのまま作れます。作成できるのはオーナー・管理者・開発者です。
- 左のメニューの ナレッジ を押します
- 右上の ＋ チャットボットアプリを作成 を押します（「利用可能」の資料が1件もないときは押せません）
- アプリ名 を入れます
- 利用するドキュメント で、ボットに使わせる資料にチェックを入れます（選び方）
- 作成する を押します
- Box の資料を選んだときは確認画面が出ます。内容を読んで 使う を押します（詳しく）
- アプリの画面が開きます。チャットボットは用意された型から作られるので、作成後すぐにプレビューで試せます。最初の挨拶の下にある入力欄で質問して、答え方を確かめます
ほかの人に使ってもらうには、アプリを公開します（アプリを公開・共有・複製する）。
資料の選び方
| 選び方 | あとで増えた資料 |
|---|---|
| 取り込み元ごと（フォルダ・Box のフォルダ・Slack のチャンネル・Webサイトの見出しの行にチェック） | 使われます。 その取り込み元に増えた資料も、ボットが使います |
| 資料を1件ずつ（資料の行にチェック・全選択） | 使われません。 選んだ資料だけを使います |
- 作成画面を開いた直後は、Box 以外の資料にチェックが入っています。Box の資料は、使うときだけ自分でチェックを入れます
- 一覧に出るのは「利用可能」の資料だけです
- あとから新しくつないだ取り込み元は、既存のボットには自動では入りません。ボットのナレッジタブで追加してください
Box の資料をチャットボットで使う（同意の流れ）
Box の資料は、Box を接続した本人だけが選べます。
- 作成画面（またはボットのナレッジタブ）で、Box の資料か Box のフォルダにチェックを入れます
- 作成する（ナレッジタブでは 追加）を押します
- 確認画面を読みます。「この資料の内容は、チャットボットの利用者（社外の人を含む）への回答に使われます。よろしいですか？」と表示されます。フォルダごと選んだ場合は「この取り込み元に今後追加される資料も、チャットボットの回答に使われます」と表示されます
- 社外の人に読まれても問題ない資料であることを確かめて、使う を押します。迷ったら やめる を押します
やめたいときは、ボットのナレッジタブで 外す を押します。接続が変わって使われなくなった資料には、ナレッジタブに「接続が変わったため使われていません」と表示されます。
作ったあとで設定を変える
チャットボットのアプリの画面上部にある 📚ナレッジ タブで変えられます。変更できるのはオーナー・管理者・開発者です。
| 欄 | できること |
|---|---|
| はじめの挨拶 | チャットを開いたときの最初のメッセージを変えます。空にすると既定の挨拶に戻ります |
| 質問の候補（クイック返信） | 入力欄の上に出る質問の候補を編集します。AIで作り直す で作り直せます |
| 学習データ（資料） | ボットが使う資料を追加・変更します |
資料を追加する
- ＋ 登録済みの資料から追加 を押します
- 開いた画面には一覧が2つあります。上の一覧は取り込み元ごと（あとから増えた資料も含む）、下の一覧は資料ごとです。取り込み元ごと追加するときは上の一覧で、1件ずつ追加するときは下の一覧で、チェックを入れます
- 追加（○） を押します
- ＋ 資料をアップロード：ファイルをナレッジに登録して、このボットに追加します
- 今ある資料をすべて追加：いまある資料をまとめて追加します（あとで増えた資料は入りません）
- 外す：ボットから外します。ワークスペースの資料そのものは削除されません
チャットボットの答え方と上限
- ボットに追加した「利用可能」の資料の中から、質問に合う部分を探して答えます。資料が1件もないボットは、資料を使いません
- 資料に答えがないときは「登録された情報の中には、ご質問への回答が見つかりませんでした」と答えるよう、AIに指示しています
- 質問は1回2,000文字までです。1つのアプリで答えられるのは直近24時間に3,000回までで、超えると「本日のご利用上限に達しました。明日以降にもう一度お試しください。」と表示されます
- 回答のたびに、アプリを作ったワークスペースのクレジットを消費します。クレジットが足りないと答えられません
- ワークスペースでナレッジが使えなくなった場合は「ただいまこの機能はご利用いただけません。」と表示されます
アプリのノートをボットの知識にする
アプリの ノート で 知識にする を押して公開すると、そのノートがそのアプリのボットで使われます。公開をやめるか、ノートを削除すると外れます。