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Box のフォルダをナレッジに取り込む
Box のフォルダを選んでおくと、その中のファイルをナレッジに取り込めます。Box 側でファイルを更新したときは、今すぐ同期 を押すと取り込み直します。
Box 連携を設定できるのはワークスペースのオーナー・管理者です。Box をつないだあとのフォルダの閲覧・取り込み・同期は、Box を接続した本人だけが行えます。ナレッジを使える条件は ナレッジのはじめかた を見てください。
はじめに：取り込んだ資料は、接続した本人にだけ見えます
Box では、フォルダやファイルごとに「誰が見てよいか」が決められています。ナレッジへの取り込みは、Box を接続した1人のアカウントで行います。そのまま全員に見せると、Box ではその人しか見られない資料が、ほかのメンバーにも見えてしまうおそれがあります。
そのため、Box から取り込んだ資料は、Box を接続した本人にだけ表示されます。ほかのメンバーには、管理者であっても、一覧にも設計スタジオの検索にも出ません。API の検索の対象にもなりません。チャットボットで使うときは、本人が確認して同意したものだけが使われます（手順）。
1Box とつなぐ
- 左のメニューの ナレッジ を押します
- 画面上部の「連携ソース:」の 📦 Box連携 を押します
- Boxと連携する を押します
- Box の画面でログインし、アクセスを許可します
- 元の画面に戻り、「接続中:」の後ろに Box のアカウントが表示されれば完了です
2取り込むフォルダを選ぶ
接続すると、今すぐ同期する ボタンの下に Box のフォルダの一覧が表示されます。各フォルダの右にチェックボックスがあります。
- 一覧から、取り込みたいフォルダの右のチェックを入れます
- 下の階層のフォルダを選ぶときは、フォルダ名を押して中に入り、「このフォルダ「○○」を取り込む」の行にチェックを入れます
選んだフォルダの中は、下の階層（5階層まで）も取り込みの対象になります。
3同期する
同期は自動では行われません。
| ボタン | 動き |
|---|---|
| フォルダの行の 今すぐ同期 | そのフォルダだけを取り込みます |
| 画面右上の 今すぐ同期する | チェックを入れたフォルダをまとめて取り込みます |
- 2回目からは、Box 側で更新されたファイルだけを取り込み直します
- Box 側で削除されたファイルは、ナレッジからも削除されます
- 1回で取り込みきれなかったときは、行に「残り○件は、もう一度「今すぐ同期」を押すと取り込まれます」と出ます。もう一度押してください
取り込めるファイル
| ファイル | 取り込み |
|---|---|
| Excel（.xlsx）・PDF・Word（.docx）・PowerPoint（.pptx）・テキスト（.txt / .md / .csv / .tsv / .html / .json / .xml / .yaml / .yml） | ○（1ファイル25MBまで） |
| 25MBを超えるファイル | 取り込みません。一覧に「25MB超のため対象外」と表示されます。すでに取り込み済みの資料は、そのまま残ります |
| 上記以外（画像・zip など） | 取り込みません。一覧に「対象外の形式」と表示されます |
1つのフォルダで確認できるのは、下の階層を含めて1万件までです。超えると「フォルダが大きすぎて一部を確認できていません。フォルダを分けて選んでください。」と表示され、確認できなかった分は取り込まれず、Box 側で削除した資料の反映も行われません。もっと小さなフォルダを選んでください。
取り込みをやめる・連携を解除する
| やりたいこと | 操作 | 取り込み済みの資料 |
|---|---|---|
| 特定のフォルダだけやめる | フォルダのチェックを外し、確認画面で OK を押す | そのフォルダから取り込んだ資料が削除されます |
| Box 連携をやめる | 連携を解除 を押し、確認画面で OK を押す | Box から取り込んだ資料がすべて削除されます |
| 別の人・別の Box アカウントでつなぎ直す | 連携を解除してから、つなぎ直す | 前の接続で取り込んだ資料は削除されます |
Box でフォルダにアクセスできなくなった場合（フォルダの削除・共有の解除）も、そのフォルダから取り込んだ資料は削除されます。共有が戻れば、次の同期で再び取り込まれます。
エラーが出たときは
| 表示 | 直し方 |
|---|---|
| Box を接続した本人のみ操作できます／接続した本人のみ、この操作ができます。… | Box は別のメンバーが接続しています。接続した人に操作を頼むか、接続を解除して自分でつなぎ直してください（取り込み済みの資料は削除されます） |
| Boxとの接続が切れています | Boxと連携する を押して、つなぎ直してください |
| Boxのファイルをダウンロードする権限がありません。… | Box 側でアプリのダウンロード権限を許可してから、Box 連携をいったん解除して、つなぎ直してください |
| Box上でこのファイルが見つかりませんでした。… | Box でファイルが移動・削除されていないか確認してください |
| Boxからこのファイルを取得できませんでした。… | 少し待ってから、Box連携の画面で 今すぐ同期 を押してください |
クレジット
Box の同期では、AIクレジットは消費しません。ワークスペースの保存容量を使います。